Er zijn veel aanbieders van WMS-oplossingen op de markt en ze claimen doorgaans allemaal een passende oplossing te kunnen bieden voor jouw logistieke uitdagingen. In de praktijk echter blijkt het zo simpel niet te zijn. Hét beste WMS bestaat niet. Bij elke specifieke vraag past een WMS-oplossing en dat leidt zeker niet altijd tot dezelfde uitkomst. Naast functionaliteit spelen ook eisen en wensen op het gebied van o.a. techniek, hosting, implementatiestrategie, support en de businesscase een belangrijke rol. En de juiste persoonlijke klik en culturele match tussen jouw team en dat van de software leverancier/implementatie-partner natuurlijk.

Om te voorkomen dat je iets over het hoofd ziet, hebben we in dit artikel een aantal potentiële valkuilen bij een WMS-selectie voor je op een rijtje gezet.

Valkuil 1: marktblindheid

Als een goed inzicht in de WMS-markt ontbeert, loop je het risico om oplossingen te missen die goed aansluiten bij jouw bedrijfsbehoeften. Dit kan leiden tot het kiezen van een systeem dat onvoldoende functionaliteit biedt (en waardoor dan maatwerk nodig is), of juist overbodige functies heeft waar je wel betaalt. Dit kan in beide gevallen resulteren in hogere kosten op lange termijn. Nalaten om en gedegen marktverkenning uit te voeren levert dus op termijn behoorlijke nadelen op.

Valkuil 2: de longlist vergeten

Deze 2e valkuil ligt in de lijn van de eerste. Door je in de selectie te beperken tot een beperkt aantal oplossingen, loop je het risico dat je geen volledig beeld krijgt van wat er allemaal mogelijk is voor jouw specifieke vraagstuk. Een longlist van potentiële WMS-oplossingen helpt je om een breder perspectief te krijgen en een beter onderbouwde beslissing te nemen. Hiermee verklein je de kans op onverwachte problemen, zoals beperkte integratiemogelijkheden of een roadmap met weinig inhoud. Starten met een longlist beperkt deze risico’s aanzienlijk.

Valkuil 3: genoegen nemen met een standaarddemo

Een standaarddemo kan een vertekend beeld geven van de prestaties van een WMS in jouw specifieke situatie. Dit kan leiden tot onrealistische verwachtingen en teleurstelling als het systeem eenmaal is geïmplementeerd. Bovendien kan een standaarddemo verborgen gebreken en beperkingen van het systeem maskeren, waardoor je onaangenaam verrast kunt worden na de implementatie. Met behulp van een slim samengestelde set scenario’s in een klantspecifieke demo, krijg je een realistischer beeld van hoe het systeem jouw bedrijfsprocessen kan ondersteunen en verbeteren en welke aanpassingen eventueel nodig zijn. Een effectieve WMS-selectie kan niet zonder een klantspecifieke demo gebaseerd op zelf gedefinieerde processen.

Valkuil 4: een onvolledig, niet goed uitgewerkt RFP

Een onvolledige Request for Proposal (RFP) kan leiden tot onaangename verrassingen, zoals verborgen kosten, ontbrekende functionaliteiten, technische beperkingen of gebrek aan ondersteuning tijdens de implementatie. Een slecht uitgewerkt RFP is een van de belangrijkste oorzaken van hogere kosten, vertragingen en frustraties bij zowel management als personeel tijdens de implementatie. Bovendien kan een onvolledige RFP het lastiger maken om offertes van verschillende leveranciers eerlijk met elkaar te vergelijken. Wij zorgen daarom dat jouw RFP gedetailleerd en compleet is, inclusief alle gewenste functionaliteiten, integraties en ondersteuning. Dit helpt je om een weloverwogen beslissing te nemen en verrassingen te voorkomen.

Valkuil 5: alleen oog voor functionaliteit

De standaard-functionaliteit die een WMS is een erg belangrijk selectiecriterium. Echter door je uitsluitend te richten op de functionaliteit van het WMS, kun je andere belangrijke aspecten over het hoofd zien. Denk bijvoorbeeld aan de culturele match met het implementatieteam, de financiële stabiliteit van de leverancier, de implementatie-aanpak, SLA’s en afrekenmodellen. Het negeren van deze criteria kan leiden tot een ongelukkig partnership op de lange termijn. SCEX WMS Guide zorgt dat alle relevante aspecten voldoende aandacht krijgen in het selectietraject.

Valkuil 6: bestaande situatie als uitgangspunt

Een WMS heeft over het algemeen een behoorlijke lange gebruiksduur en je moet er dus wel een flinke tijd mee vooruit kunnen.  Daarom is het essentieel om na te denken over belangrijke trends en ontwikkelingen waarmee je als bedrijf te maken gaat krijgen, hoe de bedrijfsstrategie eruit ziet en welke impact dat heeft op de logistieke blauwdruk (besturing, processen, applicaties, organisatie etc.). Het WMS selecteer je op basis van deze blauwdruk en nadrukkelijk niet op basis van hoe nu je logistieke concept in elkaar zit en hoe er nu wordt gewerkt. Doe je dat wel dan  bestaat de kans dat je de verkeerde keuze maakt.

Stap niet in de valkuilen

Op het gebied van WMS-oplossingen en –leveranciers valt er veel te kiezen. Hét beste WMS bestaat niet. Bij elke specifieke vraag past een WMS-oplossing en dat leidt zeker niet altijd tot dezelfde uitkomst.

Naast functionaliteit spelen ook eisen en wensen op het gebied van o.a. techniek, hosting, implementatiestrategie, support een belangrijke rol. En de juiste persoonlijke klik en culturele match tussen jouw team en dat van de software leverancier/implementatie-partner natuurlijk.

En misschien wel het allerbelangrijkste: de businesscase: hoe gaan we de investeringen die we gaan doen en de terugkerende kosten van het WMS terug verdienen?

SCEX WMS Guide behoedt jouw bedrijf voor het maken van essentiële fouten tijdens de selectie. Samen voorkomen ze zo dat we in een van de vele valkuilen stappen.