Een Warehouse Management Systeem of een WMS is een veelgehoorde term in de wereld van logistiek en supply chain. Maar wat is een WMS, wat doet het en welke voordelen levert het op? Welke kosten komen erbij kijken en hoe selecteer je uit het grote aanbod WMS-systemen de juiste voor jouw organisatie? SCEX geeft antwoord op deze en andere vragen.

Wat is een Warehouse Management Systeem?

Een Warehouse Management systeem is automatisering voor je magazijn: magazijn software. WMS is een applicatie die de dagdagelijkse operatie in magazijn en/of distributiecentrum ondersteunt bij het monitoren en besturen van de operatie. Een WMS helpt bij het registreren en/of organiseren van de relevante informatie- en goederenstromen en stuurt de logistieke arbeid en taken daarbinnen aan. Het is kortom magazijnsoftware die de executie van logistieke processen binnen het warehouse en/of distributiecentrum help aansturen, veelal zonder gebruik te (hoeven) maken van papier in het primaire proces.

Wat is een Warehouse Management Systeem Niet?

Waar een Warehouse Management Systeem in basis niet voor is ontworpen is, is supply chain planning (Inventory Management Systems) of vergaande transport planning (Transport Management Systems). In de situatie waarin orderstromen ook moeten worden gemanaged tussen verschillende verkoopkanalen, klantgroepen en/of warehouses schieten is er naast een eventueel WMS primair een (Distributed) Order Management Systeem van meerwaarde. Wel vindt er communicatie plaats met andere IT-applicaties waaronder het ERP, TMS, IMS, OMS, DOM en/of WCS (de aansturing van gemechaniseerde onderdelen). Een WMS is met andere woorden gericht op de logistieke executie en haar processen.

WMS systemen hebben zich de afgelopen decenia sterk ontwikkeld. Oorspronkelijk hadden WMS-en primair een registrerende rol met als doel de afhankelijkheid van een papieren proces te verminderen. De focus lag op het registreren van voorraadstanden op magazijnlocatieniveau: ‘hoeveel van welk artikel ligt op welke plek in het magazijn’. Tegenwoordig faciliteren WMS systemen dat nog steeds maar is daar in de loop der jaren aanvullende functionaliteit bij gekomen. Om meer processen slimmer te helpen organiseren en besturen. Warehouse Management Systemen zijn daarmee een fundamenteel onderdeel geworden binnen efficiënte en kwalitatief hoogstaande logistieke operaties. Maar wat doen ze dan precies?

Wat doet een WMS?

Voor vrijwel ieder WMS geldt dat ze ontworpen zijn om in een papierloze omgeving de arbeid in het primaire logistieke proces geautomatiseerd aan te sturen. Dat kan in alle onderdelen van het proces.

Dat begint veelal bij goederenontvangst maar gaat verder met wegzetten, picking, packing en verzenden. Veelal worden RF-scanners, PDA’s, voice apparatuur andere mobile al dan niet in combinatie gebruikt om het papier te vervangen. Daarbij wordt met een WMS de afhankelijk van de kennis van individuele medewerkers kleiner, omdat zij minder en naar eigen inzicht te hoeven beslissen. De uit te voeren activiteiten staan als taken in de scanner met behulp waarvan de medewerker wordt geïnformeerd en gestuurd waar in het magazijn welke specifieke taak uit te voeren.

Dit resulteert doorgaans op diverse plekken in het proces in scanmomenten, waardoor data aangaande arbeid, activiteiten, voorraad en verplaatsingen heel accuraat worden gelogd. Deze informatie kan vertaald worden naar dashboards en rapportages. Kortom zeer nuttige managementinformatie mits in de juiste wijze opgebouwd en gepresenteerd.

De exacte functionaliteit en inrichting van een WMS verschilt sterk per bedrijf. De karakteristieken van een business in termen van ondermeer assortiment, verkooppatronen, ordersamenstelling en commerciële ambities maken dat iedere logistieke operatie tot op een bepaald niveau uniek is. Dat geldt ook voor de inrichting (configuratie) van het WMS.

Vrijwel ieder WMS op de markt ondersteunt echter in bepaalde mate de basis van vrijwel iedere magazijnoperatie: goederenontvangst, put-away, opslag, picken, verzenden, rewarehousing, tellen, rapportages.

De functionaliteiten van WMS systemen

De mate waarin een WMS processen kan ondersteunen en de intelligentie die de software daarbij biedt om zowel productiviteit als kwaliteit te stimuleren, verschilt echter aanzienlijk. Dat varieert met name in de rijkdom van de betreffende functionaliteit (configuratievarianten) en de intelligentie die daarbij geautomatiseerd ingezet kan worden om de processen of processen efficiënter en met minder fouten te laten verlopen (besturing). Hieronder worden enkele functionaliteiten genoemd waarin Warehouse Management Systemen in voorschillende mate voorzien en ondersteunen. 

Daarnaast kan niet ieder Management Systemen stabiel werken in combinatie met diverse typen en merken hardware waaronder RF-scanners, PDA’s, voice terminals, printers of pick/put-to-light systemen. Zeker zo belangrijk is de User Interface en navigatiemogelijkheden van een WMS. Deze bepalen in grote mate de gebruiksvriendelijkheid voor alle users die met het systeem werken, zowel in de uitvoering als aansturing.

Voordelen van een Warehouse Management Systeem

Een heel goed ingericht en getest WMS biedt in combinatie met slim ontworpen processen en getrainde gebruikers diverse voordelen waaronder voorraadbetrouwbaarheid, foutenreductie, productiviteit, efficiëntie, beheersbaarheid en regie, proactiviteit, uitlever betrouwbaarheid, schaalbaarheid en wendbaarheid. Kortom een sneller, betrouwbaarder en efficiënter logistiek proces.

Maar om al die potentie te kunnen verzilveren is het essentieel dat er aan een boel randvoorwaarden goed worden bewaakt. Het logistieke concept als geheel moet goed aansluiten bij de karakteristieken van assortiment, klanten, leveranciers en orderstromen. Dat betekent een goede layout, voldoende opslag- en werkruimte (ook op expeditie), een snel en stabiel netwerk met goede dekking, goede Material Handling Equipment, goede vloeren, voldoende opslagcapaciteit en betrouwbare en volledige masterdata.

De praktijk leert dat het deze randvoorwaarden zijn die een belemmering vormen voor het behalen van een hoger rendement.

Wat kost een warehouse management systeem?

De investering in een WMS bestaat uit implementatiekosten en licentiekosten (met daarin een onderhoud en support fee).

De implementatiekosten worden primair bepaald door het aantal uren dat de implementatie gaat vergen aan de kant van de WMS-leverancier. Vaak is dat één of meerdere FTE (functionele consultants, technische consultants en projectmanagers). De scope (omvang) en complexiteit van het te automatiseren proces en de rol die het WMS daarin vervult is daarvoor bepalend, evenals de hoeveelheid vereiste maatwerk. De Doorlooptijd van WMS-implementaties varieert daarom grofweg van enkele weken (voor zeer eenvoudige en kleine operaties) tot enkele jaren voor zeer complexe, gemechaniseerde en omvangrijke (multi-site) operaties. Daarmee lopen implementatiekosten uiteen van enkele duizenden euro’s tot miljoenen euro’s.

Bepalend voor de licentiekosten is de keuze voor on-premise (op een server in eigenbeheer) of Cloud. Dit is een strategische IT-beslissing. De afrekenmethodiek verschilt sterk per leverancier per aangeboden hosting variant. Daarbij spelen factoren als aantal sites (warehouses), gelijktijdige of unieke users, order(regel)volumes en inzette modules in diverse mate een bepalende rol. De karakteristieken van de operatie en orderstromen bepalen daarom in belangrijke mate welke afrekenmodellen gunstig of zeer nadelig kunnen uitvallen. Dat geldt tevens voor seizoensinvloeden of andere piekmomenten gedurende het jaar. Tevens zijn sommige Warehouse Management Systemen duurder in gebruik (licentiekosten) omdat ze meer functionaliteit bieden of er sneller nieuwe of betere functionaliteit ontwikkeld wordt.

Er zijn kortom een hoop variabelen die maken dat zonder bedrijfsspecifieke informatie weinig zinnigs te zeggen is over de vereiste investering. SCEX denkt graag met jou mee om een nauwere bandbreedte vast te stellen.

Welk Warehosue Management Systeem?

Dé beste WMS-software bestaat niet en hét beste WMS-systeem evenmin. De fit – de mate waarin de standaardfunctionaliteit van een WMS aansluit bij dategen wat het logistieke concept vereist – is allesbepalend. De mate waarin deze aansluiting er is, is te onderzoeken en tevens onderdeel van de SCEX WMS GUIDE.

Maar functionaliteit is zelden het doorslaggevende criterium bij het selecteren van het beste WMS voor jouw bedrijf. Daarbij spelen andere wensen op het gebied van techniek & connectivity, hostingmogelijkheden, pricing, ondersteuning en helpdesk, roadmap en R&D tevens een rol. Maar misschien wel het allerbelangrijkste: een goede match met en vertrouwen in zowel de software leverancier, implementatiepartner en haar consultants!

Meer weten over hoe SCEX kan helpen het voor jou beste WMS te selecteren? Mail ons voor een afspraak of  bel ons gerust. We komen graag langs voor een kop koffie.