Het kiezen van een geschikt Warehouse Management Systeem (WMS) is geen sinecure. Een goed gekozen WMS dat ook nog ’s op de juiste wijze is geïmplementeerd, draagt bij aan het behalen van de business doelstelling. Tegenover de opbrengsten van een WMS staan ook kosten. Om een adequate businesscase te maken is het belangrijk om zicht te hebben op de kosten van implementatie en op de jaarlijks terugkerende kosten. Met de opkomst van SaaS (Cloud hosting) naast On-Premise (hosting op een eigen server) zijn er nieuwe afrekenmodellen geïntroduceerd waardoor het belangrijk is de verschillen te begrijpen. SCEX Software Optimization maakt de ‘Total Cost of Ownership’ van een Warehouse Management Systeem inzichtelijk zodanig dat niemand voor verrassingen komt te staan.

De vijf kostencomponenten

Bij het implementeren en ‘runnen’ van een Warehouse Management Systeem moet rekening worden gehouden met vijf kostencomponenten:

1. Infrastructuur & hosting;
2. Softwarelicenties;
3. Implementatie;
4. Maintenance en het support;
5. Upgrades en change management.

1. Infrastructuur & hosting

De kosten voor infrastructuur & hosting zijn afhankelijk van de keuze voor een On-Premise (lokale) hosting oplossing of een SaaS-variant middels Cloud-hosting. 

On-Premise:

• De infrastructuur, server(s), virtualisatie, operating systeem, databases en de daarbij horende licenties en daaraan gerelateerde kosten;
• De WMS-software licenties worden door klant apart aangeschaft.

SaaS:

• De WMS-leverancier levert een Cloud omgeving waar de WMS-software gehost wordt; 
• De kosten voor de Cloud hosting worden door de WMS-leverancier opgenomen in de jaarlijkse abonnementskosten. De hostingkosten worden (veelal) bepaald op basis van de benodigde capaciteit en het aantal transacties (bijvoorbeeld uitgaande orderregels);
• De WMS-software licentiekosten worden door de WMS-leveranciers aangeboden als onderdeel van de jaarlijkse abonnementskosten.

2. WMS-software licenties

De keuze voor On-Premise versus SaaS bepaalt of en in welke mate de licentiekosten respectievelijk eenmalige investeringskosten (CAPEX) of jaarlijks terugkerende kosten (OPEX) zijn.

De kosten voor de software licenties zijn opgebouwd uit verschillende licentiekostentypes die per WMS-leverancier kunnen verschillen:

• basis licentiekosten;
• licentiekosten per fysiek gescheiden magazijn (site);
• extra licentiekosten per voorraadeigenaar;
• licentiekosten per ‘named’ (uniek) of ‘concurrent’ (gelijktijdige) users;
• licentiekosten voor aanvullende modules;
• licentiekosten voor een Open Source WMS, waarbij de klant zelf software kan configureren en inrichten.

Ten aanzien van het activeren van de kosten van software worden er volgens de wet- en regelgeving 3 voorwaarden gesteld:

1. het actief is bedoeld om de organisatie duurzaam te dienen;
2. de kosten van het actief kunnen betrouwbaar worden vastgesteld;
3. het is waarschijnlijk dat toekomstige economische voordelen van het actief toekomen aan de organisatie.