De implementatie en het gebruik van een Warehouse Management Systeem (WMS) brengt zowel eenmalige investeringen als terugkerende kosten met zich mee. Om een adequate businesscase te maken is het belangrijk om zicht te hebben op zowel de kosten die gepaard gaan met de inrichting en de implementatie (de ‘investering’) van het WMS als op de jaarlijks gebruikskosten.

Voor wat betreft de investering die moet worden gedaan onderscheiden we de onderdelen: ontwerp, inrichting en configuratie, integratie en projectmanagement. In het geval de standaard-functionaliteit niet voldoet, kan er sprake zijn van maatwerk. De omvang en complexiteit van het project zijn belangrijke indicatoren voor het uiteindelijke investeringsbedrag.

Kosten gebruik WMS

Bij het gebruik van een WMS moet rekening worden gehouden met vijf kostencomponenten:

1. Eenmalige investering;
2. Infrastructuur & hosting;
3. Softwarelicenties;
4. Onderhoud en support;
5. Upgrades en change management.

Met de opkomst van SaaS (Cloud hosting) naast On-Premise (hosting op een eigen server) zijn er nieuwe afrekenmodellen geïntroduceerd waardoor het belangrijk is de verschillen te begrijpen. SCEX Software Optimization
maakt de ‘Total Cost of Ownership’ van een Warehouse
Management Systeem inzichtelijk zodanig dat niemand voor
verrassingen komt te staan.

1. Eenmalige investering

Alvorens een WMS in gebruik kan worden genomen, is er doorgaans sprake van een intensief voorbereidingstraject dat erop is gericht het WMS zo in te richten dat het in de praktijk een goede basis vormt om adequaat te kunnen werken.  En hoewel veel processen gestandaardiseerd zijn, heeft elk bedrijf ook zo zijn specifieke karakteristieken waarmee bij de inrichting rekening moet worden gehouden. Bij de investering die moet worden gedaan onderscheiden we de volgende onderdelen:

1. Ontwerp
2. Inrichting en configuratie
3. Integratie
4. Projectmanagement.

In het geval de standaard-functionaliteit niet voldoet, kan er sprake zijn van maatwerk.

Een implementatietraject bestaat doorgaans uit verschillende fases waarbinnen afhankelijk van de werkzaamheden onder andere functionele en/of technische consultants, ontwikkelaars en projectmanagers worden ingezet.

De implementatiekosten kunnen worden berekend op basis van nacalculatie of op basis van een ‘Turn-Key’ oplossing waarbij een fixed price wordt overeengekomen. In de praktijk zien we dat de doorlooptijd voor een implementatie doorgaans tussen de 6 en 12 maanden is. Bepalende factoren zijn omvang en complexiteit van het project plus de eventuele fasering: een ‘big bang’ of een implementatie die wordt opgeknipt en waarbij  vaak wordt gestart met een Minimum Viable Product met daarna een uitrol..

Om onaangename verrassingen te voorkomen essentieel om glasheldere afspraken te maken over de scope, tijdbesteding en het budget. Daar gaat het namelijk vaak mis.

2. Infrastructuur en hosting

De kosten voor infrastructuur & hosting zijn afhankelijk van de keuze voor

• een On-Premise (lokale) hosting oplossing
• een SaaS-variant middels Cloud-hosting

On-Premise

1. De infrastructuur, server(s), virtualisatie, operating systeem, databases en de daarbij horende licenties en daaraan gerelateerde kosten worden door de opdrachtgever zelf georganiseerd;
2. De WMS-softwarelicenties worden door separaat aangeschaft.

SaaS

1. De WMS-leverancier levert een Cloud-omgeving waar de WMS- software gehost wordt;
2. De kosten voor de Cloud-hosting worden door de WMS-leverancier opgenomen in de jaarlijkse abonnementskosten. De hosting-kosten worden (veelal) bepaald op basis van de benodigde capaciteit en het aantal transacties (bijvoorbeeld uitgaande orderregels);
3. De WMS-softwarelicenties worden door de WMS-leveranciers aangeboden als onderdeel van de jaarlijkse abonnementskosten.

3. Softwarelicenties

De keuze voor On-Premise versus SaaS bepaalt of en in welke mate de licentiekosten respectievelijk eenmalige investeringskosten (CAPEX) of jaarlijks terugkerende kosten (OPEX) zijn.

De kosten voor de software licenties zijn opgebouwd uit verschillende licentiekostentypes die per WMS leverancier kunnen verschillen:

• Basis licentiekosten;
• Licentiekosten per fysiek gescheiden magazijn (site);
• Extra licentiekosten per voorraadeigenaar;
• Licentiekosten per ‘named’ (uniek) of ‘concurrent’ (gelijktijdige) users;
• Licentiekosten voor aanvullende modules;
• Licentiekosten voor een Open Source WMS, waarbij de klant zelf software kan configureren en inrichten.

Ten aanzien van het eventueel activeren van de kosten van software worden er volgens de wet- en regelgeving 3 voorwaarden gesteld:

1. Het actief is bedoeld om de organisatie duurzaam te dienen;
2. De kosten van het actief kunnen betrouwbaar worden vastgesteld;
3. Het is waarschijnlijk dat toekomstige economische voordelen van het actief toekomen aan de organisatie.

Op basis van onze ervaring is het raadzaam om in dit kader financieel specialisten te betrekken bij het project.

4. Onderhoud en support

Onderhoud

Vrijwel alle leveranciers brengen voor het onderhoud van de software onderhoudskosten in rekening. Deze bestaan doorgaans uit een percentage van de totale softwarelicentiekosten. Op basis hiervan heeft de klant het recht op o.a. nieuwe softwareversies.  In geval van een On-Premise afrekenmodel worden deze kosten worden jaarlijks berekend en doorbelast. Betreft het SaaS dan worden deze kosten opgenomen in de jaarlijkse abonnementskosten.

Support

De support op de WMS-software wordt geregeld middels een servicecontract. Dit brengt jaarlijks terugkerende kosten met zich mee die bij SaaS-constructies doorgaans opgenomen zijn in de jaarlijkse abonnementskosten. Het is belangrijk goed af te spreken welke services inclusief zijn en welke andere kosten er nog berekend worden. Daarbij moet worden gedacht aan onder andere:

• Toegang tot de servicedesk (het recht te mogen bellen);
• De afhandeling van service calls die onder ‘warranty’
  van de software vallen;
• De afhandeling van alle overige service calls;
• Meerkosten voor onderhoud en support op maatwerk.

5. Upgrades, nieuwe releases en change management

Het upgraden naar de nieuwste softwareversie en het laten aanpassen van de softwareconfiguratie of -code vraagt inspanningen van de WMS-leverancier.

De uren die dit kost kunnen worden doorberekend aan de klant. Voor de upgradekosten is het belangrijk om inzichtelijk te krijgen hoe frequent upgrades en benodigd en/of verplicht zijn, hoe vaak er mag worden overgeslagen en welke impact een nieuwe release heeft op de organisatie, bijvoorbeeld omdat er moet worden getest. Kosten voor nieuwe releases zijn in bepaalde gevallen onderdeel van de licentiekosten.