Het selecteren, implementeren én adequaat gebruiken van een Warehouse Management Systeem (WMS) is geen sinecure. Het kost veel tijd, energie en aandacht om alle mogelijke voordelen van het gebruik van een WMS ook daadwerkelijk te behalen. Een goed gekozen WMS dat ook nog ’s op de juiste wijze is geïmplementeerd en zodanig wordt ingezet dat de beschikbare functionaliteit adequaat wordt ingezet levert veel rendement op en draagt bij aan het behalen van de businessdoelstellingen.

Maar tegenover de opbrengsten van een WMS staan natuurlijk ook de nodige kosten en daarom is het maken van een business case voor veel bedrijven een belangrijk onderdeel van het selectieproces. In dit artikel gaan we in op de essentie van een business case voor een WMS, lichten we toe hoe je er één maakt, wat de inhoud moet zijn en geven we voorbeelden van kwalitatieve criteria die relevant zijn in de beoordeling.

De essentie van een business case

In een business case wordt op gestructureerde wijze vastgelegd wat de voordelen van een voorgestelde investering zijn, in dit geval de aanschaf en implementatie van een WMS, en hoe zich dat vertaalt in mogelijke financiële effecten. Het dient als een essentieel hulpmiddel om stakeholders te informeren en te overtuigen en om te zorgen voor het benodigde draagvlak en de vereiste goedkeuringen. Een goed uitgewerkte business case zorgt er tevens voor dat risico’s van een investering in een WMS – zonder duidelijk te begrijpen wat de kosten, voordelen, risico’s en rendementen zijn – worden vermeden.

Een business case voor een WMS

Bij het maken van een business case voor een WMS zijn de volgende onderdelen van belang:

1. Identificatie van behoeften en doelstellingen: bepaal waarom jouw bedrijf een WMS nodig heeft, wat je hoopt te bereiken met de implementatie ervan, welke problemen het oplost en hoe het bijdraagt aan de (strategische) doelstellingen van de organisatie;
2. Analyse van de huidige situatie: begrijp vanuit de klantbelofte en de rendementsdoelstellingen hoe je huidige logistieke processen eruit zien, identificeer knelpunten of gebieden die verbetering behoeven en stel vast hoe je het WMS kunt gaan gebruiken om tot de juiste procesinrichting te komen;
3. Kosten-batenanalyse: betrek zowel de operationele kosten (OPEX) als de kapitaaluitgaven (CAPEX) die een WMS met zich meebrengt. Kwantificeer waar mogelijk de baten maar betrek eveneens de kwalitatieve voordelen zoals schaalbaarheid en connectivity .
4. Risicoanalyse: Identificeer potentiële risico’s die kunnen optreden tijdens de implementatie van het WMS, beoordeel hoe groot de kans is dat ze optreden en wat de impact daarvan is. Stel de maatregelen vast die nodig zijn voor beheersing en mitigatie ervan. Bepaal wat randvoorwaarden en afhankelijkheden zijn en wat daarvan de status is;
5. Nu versus straks: ervan uitgaande dat de gebruiksduur van een nieuw WMS minimaal 5 jaar is, is het zaak om niet te gaan rekenen op basis van de huidige situatie, maar een zo goed mogelijke voorspelling te maken van hoe de toekomst van het bedrijf eruitziet en wat dat betekent voor de logistieke operatie en organisatie. Door een aantal scenario’s uit te werken kan de gevoeligheid van de businesscase worden bepaald.

Inzicht in kosten en besparingen

Kosten

Bij het implementeren en ‘runnen’ van een Warehouse Management Systeem moet rekening worden gehouden met vijf kostencomponenten:

1. Infrastructuur & hosting;
2. Softwarelicenties;
3. Implementatie;
4. Maintenance en support;
5. Upgrades en change management.

Deze kosten van deze componenten worden nauwkeurig in kaart gebracht tijdens de RFP-fase van de WMS-selectie. Meer hierover lees je in het artikel ‘Wat kost een WMS’.

Daarmee wordt duidelijk wat de ‘cash out’ is van een WMS. Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met de extra tijd die nodig is voor bijvoorbeeld applicatiebeheer en voor het onderhouden van masterdata (‘garbage in is garbage out’). Ook leert de ervaring dat er voor een goede benutting van het WMS, werkzaamheden zijn die misschien wel wat meer tijd gaan kosten. Cycle counting of rewarehousing bijvoorbeeld.

Opbrengsten

Tegenover kosten staan opbrengsten en het is natuurlijk zaak om voor het opstellen van een betrouwbare business case de potentiële opbrengsten zo goed mogelijk inzichtelijke te maken. Veruit de belangrijkste opbrengst is de besparingen op arbeidskosten doordat er slimmer en efficiënter wordt gewerkt. SCEX Software Optimization kan op basis van haar jarenlange ervaring helpen bij het maken van een goede inschatting.

Andere opbrengsten zijn o.a. een hogere bezettingsgraad van het magazijn, minder ritten, beter gevulde ritten, minder herstelkosten of vermijden van controlestappen omdat het proces zo is ingericht dat er minder fouten ontstaan. Dergelijke opbrengsten kunnen inzichtelijk worden gemaakt mits de juiste data beschikbaar is. En sowieso goed om te realiseren dat er een sterke samenhang bestaat tussen de inzet en inrichting van het WMS en o.a. de kwaliteit van de lay-out & de inrichting, processen en procedures & werkinstructies en kwaliteit van medewerkers en leidinggevenden.

Kwalitatieve opbrengsten

Kostenbesparingen als opbrengst vormen niet de enige component waarop de business case gebaseerd is. Zeker ook kwalitatieve opbrengsten kunnen van doorslaggevende betekenis zijn. Denk bijvoorbeeld aan de impact die een WMS kan hebben op thema’s als:

• Schaalbaarheid: makkelijk kunnen op en afschalen, zowel op korte als op lange termijn;
• Inzet van nieuwe technologie: inzet van robots en mechanisatie-concepten op basis van een degelijk softwarefundament;
• Duurzaamheid: verminderen van de hoeveelheid verpakkingsmateriaal en het verhogen van de beladingsgraad van de ladingdrager;
• Managementinformatie: betere rapportages en dashboards zodat belangrijke data beschikbaar komt en inzichtelijk wordt voor zowel interne doeleinden als om te delen met klanten, leveranciers en ketenpartners;
• Connectivity: veel makkelijker kunnen verbinden met andere schakels in de keten en de mogelijkheid om ‘best of breed’ applicaties makkelijk te integreren;
• Tevreden klanten: duurzaam waarmaken van de klantbelofte met kortere levertijden en een hogere betrouwbaarheid;
• Snelheid en wendbaarheid: makkelijk kunnen versnellen en vertragen en een groter aanpassingsvermogen.

En zo zijn er zeker meer voordelen te noemen die meer op tactisch en strategisch vlak liggen en waarbij WMS een belangrijke bijdrage kan leveren aan een sterker fundament voor groei, winstgevendheid adoptie van technologie, betere informatievoorziening en een hogere klanttevredenheid.

Conclusie

Een goed opgebouwde business case is cruciaal voor een succesvolle WMS-selectie en -implementatie.

Het helpt de kosten, opbrengsten, afhankelijkheden, risico’s en strategische voordelen inzichtelijk te maken en te begrijpen, en stelt je in staat om goed onderbouwde beslissingen te nemen t.a.v. de investering in een WMS.